Informacja RODO

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Kancelaria Notarialna Katarzyna Gańska Ewa Gańska-Granda S.C., ul. Żwirki i Wigury 3/2, 22-100 Chełm, NIP i REGON — według danych rejestrowych kancelarii.

Czynności administratora w zakresie ochrony danych osobowych wykonują notariusze: Katarzyna Gańska, Ewa Gańska-Granda, działający w ramach wspólnej kancelarii notarialnej.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z kancelarią:

• Adres: ul. Żwirki i Wigury 3/2, 22-100 Chełm
• Telefon: +48 82 564 59 76
• E-mail: ganska@notar.pl

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na podstawie wskazanych przepisów prawa:

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od rodzaju czynności notarialnej przetwarzamy m.in.:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu);
• dane kontaktowe (adres, telefon, e-mail);
• dane dotyczące nieruchomości, majątku, zobowiązań i umów będących przedmiotem aktu;
• dane finansowe niezbędne do przeprowadzenia transakcji (np. ceny, rachunki bankowe);
• dane zawarte w dokumentach przedstawionych przez strony czynności;
• dane techniczne z formularzy internetowych (IP, data wysłania — w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania).

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania:

• sądy, prokuratura, organy administracji publicznej (np. urząd skarbowy, KRS, geodeci, komornicy);
• banki — w związku z obrotem depozytami notarialnymi i kredytami hipotecznymi;
• kancelarie radców prawnych i adwokackie — na podstawie pełnomocnictwa stron;
• dostawcy usług IT, hostingu i poczty elektronicznej — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;
• biuro rachunkowe obsługujące kancelarię.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

W przypadku korzystania z narzędzi informatycznych, których dostawca ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innej legalnej podstawy przewidzianej w RODO.

6. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych zależy od rodzaju czynności i wynikających z prawa obowiązków:

• akta notarialne, repertorium i księgi notarialne — zgodnie z Prawem o notariacie (co do zasady 10 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu, z możliwością dłuższego okresu dla repozytorium);
• dane z umów i korespondencji — przez czas trwania współpracy oraz po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu jej cofnięcia;
• dane z formularzy kontaktowych — do czasu załatwienia sprawy, nie dłużej niż 3 lata.

7. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z Prawa o notariacie oraz przepisów dotyczących konkretnej czynności notarialnej (np. identyfikacja stron, wpisy do ksiąg wieczystych).

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości przeprowadzenia czynności notarialnej.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Kancelaria nie podejmuje wobec Państwa decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

Narzędzia na stronie internetowej (generator dokumentów, kalkulator kosztów) służą wyłącznie orientacyjnej informacji i nie stanowią automatycznej decyzji w rozumieniu RODO.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym m.in. kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, politykę haseł, kopie zapasowe oraz szkolenia personelu.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej notariusza.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

• Urząd Ochrony Danych Osobowych
• ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
• Tel.: 22 531 03 00
• Strona: https://uodo.gov.pl

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa — w granicach i na warunkach określonych w przepisach:

• Prawo dostępu

  art. 15 RODO

  Możecie Państwo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Wasze dane, oraz otrzymać ich kopię wraz z informacjami o celach i odbiorcach.

• Prawo do sprostowania

  art. 16 RODO

  Macie Państwo prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

• Prawo do usunięcia

  art. 17 RODO

  „Prawo do bycia zapomnianym” — w przypadkach przewidzianych w RODO, gdy nie ma podstawy prawnej do dalszego przetwarzania. Nie dotyczy danych w aktach notarialnych objętych ustawowym obowiązkiem przechowywania.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania

  art. 18 RODO

  Możecie Państwo żądać ograniczenia przetwarzania w sytuacjach określonych w RODO, np. gdy kwestionujecie prawidłowość danych.

• Prawo do przenoszenia danych

  art. 20 RODO

  Dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w formacie ustrukturyzowanym — o ile technicznie możliwe.

• Prawo sprzeciwu

  art. 21 RODO

  Macie Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), w tym wobec marketingu bezpośredniego.

• Cofnięcie zgody

  art. 7 ust. 3 RODO

  Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możecie ją Państwo wycofać w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem.

Przetwarzanie danych w kancelarii notarialnej odbywa się w kontekście szeregu unijnych i krajowych regulacji, w tym:

• RODO (UE 2016/679)

  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych — podstawa unijna ochrony danych.

• Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)

  Polska ustawa implementująca RODO, regulująca m.in. kompetencje PUODO i przepisy krajowe uzupełniające.

• Prawo o notariacie (Dz.U. 1991 Nr 22 poz. 91)

  Określa status notariusza, obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg, repertorium, tajemnicy notarialnej i archiwizacji akt.

• Ustawa o opłacie skarbowej

  Reguluje m.in. opłaty związane z czynnościami notarialnymi i wpisami do rejestrów publicznych.

• Ustawa o PCC

  Podatek od czynności cywilnoprawnych — notariusz ma obowiązek pouczenia stron o obowiązkach podatkowych.

• Ustawa o prawie bankowym

  Reguluje m.in. depozyty notarialne i współpracę z bankami przy transakcjach kredytowych.

• Kodeks postępowania cywilnego

  Notariusz ma status organu powołanego do dokonywania czynności mających wpływ na postępowanie sądowe (np. protokoły, depozyty).